Statut : Employé, Fonctionnaire
Qui recrute ?
Le ministère des Finances recherche un Assistant administratif et secrétariat (m/f) pour renforcer les différents secrétariats du département ministériel en assurant la continuité administrative et opérationnelle lors des absences, des périodes de forte activité ou des besoins ponctuels des équipes.
Le titulaire du poste sera amené à intervenir auprès de différentes entités et collaborera étroitement avec les assistants administratifs ainsi que les collaborateurs concernés afin de garantir un soutien efficace et de qualité.
Missions
- Sécurisation des secrétariats:
- Assurer le remplacement et le soutien temporaire des assistants administratifs;
- Gérer les agendas des responsables et assurer le suivi des rendez-vous, réunions et déplacements professionnels;
- Traiter les appels téléphoniques, les courriers entrants et sortants ainsi que les courriels;
- Préparer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs;
- Organiser les réunions, réserver les salles et coordonner les aspects logistiques;
- Participer à l'organisation des missions et déplacements professionnels;
- Assurer l'encodage, le classement, l'archivage et la gestion documentaire;
- Veiller au respect des procédures administratives et des délais de traitement.
- Professionnalisation des procédures:
- Documentation des processus et procédures;
- Bonnes pratiques communes;
- Rédaction et mis à jour des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs;
- Standardisation des pratiques entre équipes;
- Identification des tâches mutualisables.
Profil
Compétences techniques
- Parfaite maîtrise des trois langues administratives (luxembourgeois, français et allemand) et parfaite maîtrise de la langue anglaise;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques courants;
- Excellentes capacités rédactionnelles, de conceptualisation et de communication;
- Capacité à s'adapter rapidement à différents environnements de travail et procédures;
- Savoir travailler avec une plateforme d'échange (Sharepoint).
Compétences comportementales
- Grande flexibilité et capacité d'adaptation;
- Sens élevé de l'organisation et des priorités;
- Esprit de service et orientation solutions;
- Discrétion et respect de la confidentialité;
- Excellentes capacités relationnelles et esprit d'équipe;
- Capacité à travailler de manière autonome et proactive;
- Résistance au stress et gestion efficace des situations imprévues.
Atouts
- Expérience préalable dans une fonction d'assistance administrative ou de secrétariat;
- Expérience dans le secteur public ou dans un environnement institutionnel;
- Connaissance des outils et applications utilisés au sein de l'administration de l'État.
Conditions d’admission
Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.
Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :
Diplômes
Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.
Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.
Expérience
Vous avez une expérience d'au moins 10 ans dans le domaine.
Langues
Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A2.
Nationalité
Vous avez la nationalité luxembourgeoise.
